Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager pour accompagner la Présidence, soutenir les activités d'ADNEXUS et contribuer au bon fonctionnement de notre bureau parisien.

Il s'agit d'une création de poste dont le périmètre pourra évoluer en fonction de votre intégration, de votre montée en compétences et des besoins de l'organisation.

Rattaché(e) à l'Assistante de Direction basée à Venelles, vous êtes le relais opérationnel de la Présidence à Paris au sein d'une organisation multi-sites.

Vous intervenez également auprès d'ADNEXUS, le fonds d'investissement du Groupe dédié au soutien de startups engagées dans la confiance numérique. Cette activité évolue dans un environnement dynamique, agile et entrepreneurial.

Un déplacement mensuel, principalement sur notre site de Venelles, est à prévoir.

Vos missions
Votre activité s'articule autour de trois axes.

Assister la Présidence au quotidien
Vous accompagnez la Présidence dans l'organisation et le suivi de ses activités en assurant :

le suivi des boîtes mail, des agendas et des rendez-vous ;
l'organisation des déplacements professionnels ;
le suivi des notes de frais et de certains éléments de facturation ;
la préparation et la coordination des réunions, conseils, assemblées et comités ;
l'organisation logistique, la gestion des invitations et l'accueil des participants ;
le suivi des échéances, validations et circuits de signature.
Vous contribuez à la préparation des dossiers destinés aux instances de gouvernance et assurez la mise en forme, la relecture et l'harmonisation de présentations PowerPoint à destination notamment du COMEX, du CODIR, du Conseil de surveillance et des réunions stratégiques.

Vous assurez également le suivi des parapheurs, courriers, comptes rendus, relevés de décisions et procès-verbaux.

Apporter un appui administratif et organisationnel à ADNEXUS
Vous participez à l'organisation des Conseils d'investissement en assurant les convocations, la préparation des dossiers, la coordination logistique, la prise de notes et le suivi des actions décidées.

Vous êtes également l'un des interlocuteurs des partenaires d'investissement et participez au suivi administratif de l'activité : événements professionnels, inscriptions, licences, commandes, factures et demandes internes.

Contribuer au bon fonctionnement du bureau parisien
Vous veillez à la qualité de l'environnement de travail et au bon fonctionnement des espaces de réunion.

À ce titre, vous assurez la gestion de la salle du Conseil et des salles de réunion, l'accueil des visiteurs, le suivi des fournitures et des commandes, la gestion du courrier ainsi que l'appui logistique à certains événements.

Votre objectif : garantir à la Présidence, à ADNEXUS et aux équipes présentes à Paris un environnement de travail fluide, organisé et fiable, favorisant l'efficacité opérationnelle et la bonne exécution des décisions.

 

Vous disposez idéalement de 2 à 3 ans d’expérience en assistanat de direction, coordination, office manager, ou support de Direction.

Vous avez déjà acquis de bons réflexes professionnels et souhaitez évoluer dans un environnement exigeant, agile et multi-interlocuteurs. 

Vous êtes organisé(e), fiable, discret(e) et savez prioriser les sujets avec bon sens. Vous avez le réflexe de chercher des solutions simples et efficaces, tout en allant au bout des actions engagées. 

Votre posture professionnelle sera déterminante : vous savez adapter votre communication selon vos interlocuteurs  : Présidence, Direction, équipe ADNEXUS, collaborateurs, prestataires ou visiteurs, et faire preuve de tact, de discernement et de sens du service dans la gestion de sujets parfois confidentiels. 

La maîtrise des outils bureautiques est indispensable, notamment PowerPoint, pour mettre en forme, harmoniser et fiabiliser des présentations destinées aux réunions de Direction, COMEX, CODIR ou Conseils de surveillance. 

Vous partagez les valeurs du Groupe ADSN : conscience professionnelle, ouverture, cohésion et humilité.

Le process de recrutement : 

Notre processus de recrutement a pour objectif de vous permettre de découvrir l'environnement du poste et de rencontrer les principaux interlocuteurs avec lesquels vous serez amené(e) à travailler.

Une première sélection sera réalisée sur la base de votre candidature.
Si votre profil est retenu, vous serez contacté(e) par notre équipe Recrutement pour un entretien de préqualification en visioconférence.
Les candidats sélectionnés poursuivront le processus lors d'un entretien en présentiel avec l'Assistante de Direction et les Ressources Humaines.
Un entretien final sera organisé avec le Président.
Selon votre parcours et les compétences évaluées, des tests ou mises en situation pourront être intégrés au processus de recrutement.

Nous sommes un collectif de plus de 500 collaborateurs qui œuvre au quotidien, depuis plus de quarante ans, à digitaliser la profession des notaires et d’autres professions réglementées.